In dit artikel
Voor de demo begint
Schrijf vooraf drie situaties uit je eigen week op: een nieuw pand dat online moet, een lead die binnenkomt via een portaal, een verkoper die vraagt hoe het loopt. Vraag de leverancier om precies die situaties te tonen, in de software zelf en niet in een presentatie.
De 10 vragen in één oogopslag
| # | Vraag | Waar je op let |
|---|---|---|
| 1 | Naar waar publiceer ik, en wat komt er terug? | Welke portalen vandaag werken, en of leads automatisch binnenkomen |
| 2 | Hoe werkt de koppeling met onze eigen website? | Wie de website bouwt en wat er gebeurt als je wisselt |
| 3 | Hoe werkt matching? | Op welke criteria, en wie beslist wat er verstuurd wordt |
| 4 | Hoe gaan jullie om met documenten? | Attesten per pand, een checklist, uploaden vanaf je gsm |
| 5 | Kan ik alles op mijn gsm? | Ook tijdens een bezichtiging, niet alleen agenda lezen |
| 6 | Hoe krijg ik mijn data eruit? | Formaat, documenten inbegrepen, kosten, termijn |
| 7 | Wie zet onze data over? | Wat meekomt, wat het kost, of je parallel kan werken |
| 8 | Waar staan onze gegevens? | Hosting, subverwerkers, verwerkersovereenkomst |
| 9 | Wat kost het echt, en hoe lang zit ik vast? | Alle kosten op papier, opzegtermijn, prijsstijgingen |
| 10 | Wat doet de AI met onze gegevens? | Waar ze draait, of je data gebruikt wordt voor training |
Vraag ook wie je helpt als er iets misloopt: in het Nederlands, via welk kanaal en hoe snel. Een opleiding voor het team bij de start hoort bij dat gesprek.
Publiceren, website en matching (vragen 1 tot 3)
Publiceren. Vraag welke portalen vandaag live werken, en welke nog in ontwikkeling zijn. Een koppeling die "binnenkort" komt, is een belofte, geen functie. Vraag ook wat er terugkomt: komen infovragen van een portaal automatisch als lead binnen, bij het juiste pand?
Website. Draait je website rechtstreeks op de CRM, dan hoef je een pand maar één keer in te geven. Vraag wel wat er met je website gebeurt als je later van CRM verandert, en wie eigenaar is van de domeinnaam en de inhoud.
Matching. Laat zien hoe een nieuw pand bij de juiste kandidaten terechtkomt. Op welke criteria wordt gematcht: alleen prijs en gemeente, of ook wat een kandidaat aan de telefoon vertelde? Worden mails automatisch verstuurd, of kies jij? En kan een kandidaat zich eenvoudig uitschrijven, zoals de AVG vraagt?
Documenten en gsm (vragen 4 en 5)
Documenten. Een verkoopdossier draait rond attesten. Vraag hoe je per pand ziet wat binnen is en wat ontbreekt, of je documenten kan delen met de notaris of de koper, en of er een limiet is op opslag. Biedt de leverancier aan om documenten automatisch uit te lezen, vraag dan hoe je ziet waar een gegeven vandaan komt en hoe je het corrigeert.
Gsm. Laat de leverancier een bezichtiging nabootsen op een gsm: een notitie toevoegen, een foto opladen, een nieuwe kandidaat aanmaken, de volgende afspraak plannen. Werkt dat alleen in een app, in de browser, of allebei?
Je data: export, migratie en hosting (vragen 6 tot 8)
Export. Vraag hoe je zelf een volledige export maakt, in welk formaat (bijvoorbeeld CSV of Excel), en of documenten en foto's erbij zitten. Vraag ook wat het kost en hoe lang je na je opzeg nog aan je gegevens kan. Volgens de AVG moet een verwerker na afloop van de dienst de persoonsgegevens wissen of terugbezorgen, naar keuze van je kantoor. Voor panden, documenten en historiek is je contract minstens zo belangrijk: laat het exportrecht er uitdrukkelijk in opnemen.
Migratie. Wie zet je huidige gegevens over: de leverancier of jijzelf? Welke gegevens komen mee: contacten, panden, documenten, notities, zoekprofielen, taken? Wat kost dat? En kan je in je oude systeem blijven werken tot alles overgezet is? Meer daarover lees je in overstappen naar een nieuw CRM.
Hosting en verwerkersovereenkomst. Je CRM verwerkt persoonsgegevens van je klanten, dus je sluit een verwerkersovereenkomst. Vraag:
- In welk land staan de servers, de database en de bestanden?
- Welke subverwerkers worden ingeschakeld, bijvoorbeeld voor hosting, e-mail of AI?
- Gaan er gegevens naar een land buiten de EU? Dan gelden er extra regels voor die doorgifte.
- Hoe word je verwittigd bij een datalek?
Prijs, contract en AI (vragen 9 en 10)
Prijs en contract. Vraag een offerte met alle kosten: per gebruiker, per module, opstart, migratie, website, opslag, koppelingen. Vraag hoe lang het contract loopt, wat de opzegtermijn is, en hoe prijsstijgingen geregeld zijn. Tel ook de gebruikers die je over twee jaar verwacht.
AI. Laat precies zien wat de AI doet, op je eigen soort documenten. Vraag:
- Waar worden documenten en vragen verwerkt, en door welke aanbieder?
- Worden onze gegevens gebruikt om modellen te trainen?
- Ziet de AI alleen gegevens van ons kantoor?
- Kan ik zien waar een antwoord of voorgesteld gegeven vandaan komt?
- Verandert de AI zelf iets, of keur ik elke wijziging goed?
Die vragen zijn niet vrijblijvend. De Plichtenleer van het BIV verbiedt sinds 1 oktober 2026 om persoonsgegevens in te voeren in een open AI-systeem, en je blijft zelf verantwoordelijk voor wat de AI produceert. Meer in AI op een makelaarskantoor.
Vergelijk je concrete pakketten? Op onze vergelijkingspagina's leggen we Maako naast Whise, Zabun, Omnicasa en Pipedrive.
