In dit artikel
Het korte antwoord
De meeste tijd lekt weg in drie dingen: overtypen, zoeken en onthouden. Gegevens die je al hebt opnieuw ingeven, een document of mail terugvinden, en zelf bijhouden wie je nog moet bellen. Dat werk kan je grotendeels automatiseren.
Wat terugkomt maar telkens wat anders is, zoals een opvolgmail of een vraag aan de verkoper, giet je in een sjabloon. En de momenten waarop een klant beslist of hij je vertrouwt, zoals het waardebepalingsgesprek, het prijsadvies en de onderhandeling, blijven persoonlijk.
Het werk achter één verkoop
Loop een gewone verkoop eens stap voor stap door. Bij bijna elke stap zit een herhaalbaar deel en een deel dat vakmanschap vraagt.
| Stap | Herhaalbaar werk | Werk dat jij doet |
|---|---|---|
| Intake en opdracht | Gegevens van verkoper en pand invoeren, identificatie vastleggen | Het gesprek, de waardebepaling, de opdracht binnenhalen |
| Attesten | Opvragen, opvolgen, gegevens overnemen in het dossier | Inschatten wat een attest betekent voor de verkoop |
| Advertentie | Kenmerken en verplichte vermeldingen invullen, eerste tekstversie | Wat het pand bijzonder maakt, eindcontrole |
| Publiceren | Hetzelfde pand op website en portalen zetten | Moment en prijs van de lancering kiezen |
| Leads | Aanvraag registreren, eerste bevestiging sturen | Bellen, kwalificeren, aanvoelen wie echt koopt |
| Bezichtigingen | Afspraken plannen, bevestigen, herinneren | De rondleiding zelf, vragen beantwoorden |
| Rapportering | Bezoeken en reacties verzamelen voor de verkoper | Het eerlijke gesprek als de interesse tegenvalt |
| Bod en compromis | Gegevens en attesten bijeenbrengen voor de notaris | Onderhandelen, partijen bij elkaar houden |
| Opvolging | Kandidaten opnieuw contacteren bij een nieuw pand | Bepalen wie welk pand echt moet zien |
Wat je kan automatiseren
Automatiseer werk dat elke keer hetzelfde verloopt en waarbij een fout snel opvalt.
- Gegevens één keer ingeven. Wat in het dossier staat, vult de advertentie, de website en het rapport voor de verkoper. Elke keer overtypen is een kans op een fout.
- Documenten laten uitlezen. Software kan een EPC of stedenbouwkundige informatie lezen en de gegevens voorstellen in het dossier. Jij controleert elke waarde voor ze gebruikt wordt.
- Publiceren vanuit één plek. Een pand online zetten of aanpassen doe je één keer, niet per kanaal.
- Leads automatisch registreren. Een aanvraag via je website komt meteen als lead binnen, met het pand erbij. Lees ook hoe snel je een lead moet opvolgen.
- Herinneringen en taken. Wie je wanneer moet terugbellen, welk attest nog ontbreekt: laat het systeem dat onthouden, niet je hoofd.
- Matching. Komt er een pand binnen, dan toont het systeem welke kandidaten erbij passen. Jij beslist wie je belt.
Wat je in een sjabloon giet
Sommig werk komt steeds terug maar vraagt telkens een persoonlijke toets. Een goed sjabloon doet hier het grootste deel van het werk; jij past de rest aan.
- Mails die steeds terugkomen: bevestiging van een bezichtiging, opvolging erna, een vraag aan de verkoper om een document. Onze opvolgmails na een bezichtiging zijn een vertrekpunt.
- Een checklist per pand: welke attesten je nodig hebt en wat nog ontbreekt. Gebruik bijvoorbeeld de checklist voor het verkoopdossier.
- Een vaste opbouw voor advertenties: ligging, indeling, staat, energie, verplichte vermeldingen. Zo vergeet je niets en schrijf je sneller.
- Een vast verkopersrapport: dezelfde rubrieken elke maand, zodat je alleen de cijfers en je eigen commentaar toevoegt.
Wat persoonlijk moet blijven
Tijd winnen heeft maar zin als je die tijd steekt in het werk waarvoor een klant je kiest. Dat zijn de momenten waarop vertrouwen ontstaat of verloren gaat:
- het waardebepalingsgesprek en het prijsadvies
- het telefoontje als er slecht nieuws is: weinig bezoek, een laag bod, een attest dat tegenvalt
- de onderhandeling tussen koper en verkoper
- de eindcontrole van wat je publiceert en ondertekent
Begin bij je eigen week
Over hoeveel uur een makelaar aan administratie besteedt, circuleren veel cijfers, maar zelden uit degelijk onderzoek. Je eigen week zegt meer. Met onze tijdverlies-calculator zet je die uren om in een bedrag per jaar.
- Houd twee weken bij waar je tijd naartoe gaat. Grove blokken volstaan: klantcontact, bezichtigingen, dossierwerk, mails, verplaatsingen.
- Noteer wat je dubbel doet. Elke keer dat je iets overtypt of opnieuw opzoekt, zet je een streepje.
- Kies één stap. Begin bij wat het vaakst terugkomt, niet bij wat het moeilijkst is.
- Spreek af hoe het team werkt. Een sjabloon of systeem helpt pas als iedereen het gebruikt.
- Meet opnieuw na een maand. Hou wat werkt, schrap wat niemand gebruikt.
