Opvolgmails na een bezichtiging.
Vijf mails om te kopiëren en aan te passen: van het bedankje op de dag zelf tot de update voor de verkoper. Vervang wat tussen [haakjes] staat.
01 · Dezelfde dag
Bedankt voor de bezichtiging
Onderwerp: Bedankt voor je bezoek aan [adres]
Dag [voornaam], Bedankt om vandaag langs te komen in [adres]. Ik hoop dat je een goed beeld kreeg van de woning. Zoals beloofd vind je in bijlage [de EPC, het plan en de stedenbouwkundige informatie]. Heb je bij het nalezen nog vragen, over de woning of over de buurt? Laat het me gerust weten. Ik bel je [donderdag] even om te horen wat je ervan vond. Met vriendelijke groeten, [naam makelaar] [kantoor] · [telefoonnummer]
02 · Na 2 à 3 dagen
Interesse peilen
Onderwerp: Nog vragen over [adres]?
Dag [voornaam], Een paar dagen geleden bezocht je [adres]. Hoe kijk je er nu op terug? Twijfel je nog over iets, zoals [de renovatiekosten / de tuin / de ligging]? Dan plannen we graag een tweede bezoek, eventueel met een aannemer of familielid erbij. Even ter info: er is op dit moment [veel interesse / een tweede bezichtiging gepland]. Ik hou je op de hoogte als er iets verandert. Met vriendelijke groeten, [naam makelaar]
03 · Bij geen interesse
Andere panden voorstellen
Onderwerp: Een paar woningen die beter passen
Dag [voornaam], Bedankt voor je eerlijke feedback over [adres]. Je gaf aan dat [het licht / de grootte van de tuin / de ligging] niet helemaal klopte. Op basis van wat je zoekt ([aantal slaapkamers], [budget], [gemeente]) selecteerde ik deze panden: - [adres 1]: [waarom het past] - [adres 2]: [waarom het past] - [adres 3]: [nog niet online, je bent bij de eersten] Zal ik een bezoek inplannen? Met vriendelijke groeten, [naam makelaar]
04 · Bij een bod
Volgende stappen na een bod
Onderwerp: Je bod op [adres]: zo gaat het verder
Dag [voornaam], Bedankt voor je bod van € [bedrag] op [adres]. Ik bezorg het vandaag nog aan de verkoper. Zo gaat het verder: 1. De verkoper heeft tot [datum] om te reageren. 2. Wordt je bod aanvaard, dan maken we samen de compromis op. 3. Je bank en notaris krijgen van ons alle documenten die ze nodig hebben. Heb je al een notaris gekozen? Laat me ook weten of je bod onder voorbehoud van financiering is. Met vriendelijke groeten, [naam makelaar]
05 · Wekelijks, voor de verkoper
Update voor de verkoper
Onderwerp: Stand van zaken verkoop [adres]
Dag [voornaam verkoper], Een korte update over de verkoop van [adres]: - Bezichtigingen deze week: [aantal] - Wat kandidaten goed vinden: [bijvoorbeeld de lichtinval, de ligging] - Wat vaak terugkomt als bedenking: [bijvoorbeeld de staat van de badkamer] - Volgende stap: [tweede bezoek op datum / nieuwe foto's / prijs bespreken] Zullen we [dag] even bellen om de feedback samen te overlopen? Met vriendelijke groeten, [naam makelaar]
Wanneer je welke mail stuurt
Elke mail hoort bij een moment. Wie op het juiste moment iets nuttigs stuurt, blijft in beeld zonder op te dringen.
- Dezelfde dag: bedank de bezoeker en stuur wat je beloofde, zoals het EPC of het plan. Spreek af wanneer je belt.
- Na twee à drie dagen: peil naar de interesse en bied een tweede bezoek aan. Dan heeft de koper rustig nagedacht, maar is het pand nog vers.
- Bij geen interesse: vraag waarom en stel andere panden voor die beter passen. Zo blijft een bezoeker een kandidaat.
- Bij een bod: bevestig het bod en leg uit wat er nu gebeurt, tot aan de compromis.
- Elke week: een korte update voor de verkoper, met het aantal bezoeken en wat bezoekers zeiden.
Vervang alles tussen [haakjes] en schrap wat niet past. Een mail die duidelijk over dit pand en deze bezoeker gaat, werkt beter dan een lange standaardtekst.
Voorbeeld: één bezichtiging, vier contactmomenten
| Wanneer | Wat | Template |
|---|---|---|
| Zaterdag, bezichtiging om 10 uur | Bedankje met EPC en plan, belafspraak voor dinsdag | 01 |
| Dinsdag | Telefoontje; de koper twijfelt over de renovatiekosten | - |
| Woensdag | Mail met een voorstel voor een tweede bezoek met een aannemer | 02 |
| Vrijdag | Update voor de verkoper: drie bezoeken, één tweede bezoek gepland | 05 |
De koper hoort iets binnen de dag, de verkoper weet aan het einde van de week waar hij staat, en jij hebt bij elk contact iets nieuws te vertellen.
Veelgestelde vragen
Hoe snel stuur je een mail na een bezichtiging?
Dezelfde dag, liefst binnen een paar uur. Stuur mee wat je beloofde en spreek een moment af om te bellen.
Mail of telefoon?
Allebei. De mail geeft de koper de documenten en iets om terug te lezen, het telefoontje geeft je de echte reactie. Kondig in je mail aan wanneer je belt.
Hoe vaak volg je op als een koper niet reageert?
Volg een of twee keer op, met telkens iets nieuws: een document, een tweede bezoek of een ander pand. Reageert hij dan nog niet, zet hem dan in je kandidatenbestand met zijn zoekcriteria.
Mag je een bezoeker andere panden voorstellen?
Vraag het bij de bezichtiging en noteer wat hij zoekt. Bewaar alleen wat je nodig hebt en stop als hij geen berichten meer wil. Wat de GDPR verder vraagt, lees je in de Makelaarsgids.
Hoe vaak breng je de verkoper op de hoogte?
Spreek een vast ritme af, bijvoorbeeld een kort bericht per week en een rapport per maand, en bel meteen bij een bod. Voor een verkoper die consument is, is een maandelijks rapport op een duurzame drager verplicht.
Meer in de Makelaarsgids
Bronnen: BIV: KB van 28 september 2023 over bemiddelingsovereenkomsten.
Tijd voor een CRM die meedenkt.
Plan een korte demo en zie hoe Maako meedenkt in jullie dossiers, met jullie eigen scenario’s. Geen standaardpitch.
Je praat rechtstreeks met de oprichters, Tibeau en Dries