In dit artikel
Het korte antwoord
- Inventaris: bepaal welke gegevens meegaan, en welke niet.
- Contract en export: kijk je opzegtermijn na en vraag tijdig een volledige export.
- Opkuisen en mappen: verwijder dubbels en leg vast welk oud veld naar welk nieuw veld gaat.
- Testen: zet eerst een kleine set over en controleer die met het team.
- Parallel werken: blijf in het oude systeem werken tot het nieuwe klopt.
- Omschakelen en afsluiten: zet portalen en website om op één afgesproken moment, en sluit dan pas het oude systeem.
Maak eerst een inventaris
Lijst op wat er vandaag in je CRM zit, en beslis per soort gegevens of het meegaat. Vergeet niet wat buiten het CRM leeft: Excel-lijsten, mappen op een gedeelde schijf, een aparte mailtool.
| Gegevens | Waarom het telt | Let op |
|---|---|---|
| Contacten | Verkopers, kopers, huurders, notarissen | Dubbels en verouderde gegevens |
| Panden | Actief, verkocht en gearchiveerd | Status, prijs- en publicatiehistoriek |
| Documenten en foto's | Attesten, opdrachten, compromissen | Koppeling aan het juiste pand of contact |
| Historiek | Notities, mails, bezichtigingen, biedingen | Vaak het moeilijkst te exporteren |
| Zoekprofielen | De basis van je matching | Criteria die anders heten in het nieuwe systeem |
| Taken en agenda | Lopende opvolging | Open taken op de dag van de overstap |
| Toestemmingen en uitschrijvingen | Wie je mag mailen en wie niet | Een uitschrijving mag niet verloren gaan |
Je export aanvragen: wat je recht is
Je kantoor is voor de gegevens van je klanten de verwerkingsverantwoordelijke; je CRM-leverancier is een verwerker. De AVG verplicht een verwerker om na afloop van de dienst alle persoonsgegevens te wissen of terug te bezorgen, naar keuze van je kantoor. Kies uitdrukkelijk voor terugbezorgen vóór er gewist wordt.
Het recht op gegevensoverdraagbaarheid wordt vaak aangehaald, maar is hier niet het juiste instrument. Dat recht hoort bij de betrokkene, dus bij je klant als persoon, en geldt alleen onder voorwaarden: de gegevens zijn door die persoon zelf verstrekt, op basis van toestemming of een overeenkomst, en geautomatiseerd verwerkt. Het geeft je kantoor geen recht op een export van je panden, documenten of interne notities.
Voor die gegevens is je contract beslissend. Kijk na:
- de opzegtermijn en de einddatum
- in welk formaat je een export krijgt, bijvoorbeeld CSV, Excel of een databankbestand
- of documenten en foto's erbij zitten, met hun koppeling aan pand en contact
- of de export iets kost
- hoe lang je na de einddatum nog toegang hebt
Vraag een proefexport ruim voor je opzegt, zodat je weet wat je krijgt. Ook de Europese Data Act, van toepassing sinds 12 september 2025, bevat regels voor het overstappen tussen aanbieders van clouddiensten. Vraag je leverancier hoe hij die toepast.
Opkuisen, mappen en testen
Ruwe data overzetten zonder opkuis brengt je oude problemen mee naar je nieuwe systeem. Ruim daarom eerst op:
- Dubbels: dezelfde persoon met twee e-mailadressen, of een koppel als twee losse contacten.
- Statussen: panden die al lang verkocht zijn maar nog op "actief" staan.
- Vrije tekstvelden: gemeenten en types die op vijf manieren geschreven zijn.
Maak dan een mappingtabel: per veld in je oude systeem het veld waar het in het nieuwe terechtkomt. Velden die niet bestaan in het nieuwe systeem, zet je in een notitie in plaats van ze te laten vallen.
Zet daarna een kleine set over, bijvoorbeeld een twintigtal dossiers die je goed kent, en laat het team controleren: kloppen de contacten, hangen de documenten bij het juiste pand, is de historiek volledig? Pas daarna komt de rest.
Parallel werken en portalen omzetten
Blijf in het oude systeem verkopen tot het nieuwe klopt. Spreek een datum af vanaf wanneer nieuwe gegevens alleen nog in het nieuwe systeem komen, en zet wat tussen de laatste export en die datum veranderde nog over.
Het gevoeligste moment is de omschakeling van je publicaties. Zet portalen en website op één afgesproken moment om, niet kanaal per kanaal over weken. Controleer daarna:
- staat elk actief pand nog online, één keer, met de juiste prijs en foto's?
- komen infovragen van portalen en je websiteformulier binnen in het nieuwe systeem?
- zijn matchingmails en automatische berichten in het oude systeem uitgezet, zodat kandidaten niets dubbel krijgen?
Plan de omschakeling niet tijdens een drukke lanceringsweek, en houd het oude systeem nog even leesbaar voor je het afsluit.
Team, klanten en de verwerkersovereenkomst
- Team: voorzie een opleiding en spreek per taak af hoe het in het nieuwe systeem gebeurt. Gewoontes veranderen niet vanzelf.
- Verwerkersovereenkomst: teken ze met de nieuwe leverancier vóór de eerste gegevens overgaan. Het overzetten zelf is al een verwerking. Meer in GDPR voor vastgoedmakelaars.
- Oude leverancier: vraag na de export schriftelijke bevestiging dat de gegevens gewist zijn, behalve wat de wet verplicht te bewaren.
- Klanten: een andere leverancier voor dezelfde doeleinden vraagt doorgaans geen apart bericht aan elke klant. Kijk wel je privacyverklaring na: die vermeldt de ontvangers of categorieën van ontvangers, en een eventuele doorgifte buiten de EU.
Stap je over naar Maako, dan zet ons team de gegevens over; lees hoe dat verloopt op overstappen. Kies je nog? Bekijk dan eerst de 10 vragen voor je volgende CRM-demo.
Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Regels veranderen geregeld: controleer de bronnen hieronder of vraag raad aan je beroepsfederatie of notaris.
